Privacy Statement voor OZV Oudewater

Met ingang van 25 mei 2018 wordt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door de Europese, Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze regels gelden voor elke organisatie en/of vereniging. Dus ook voor de Oudewaterse ZwemVereniging (OZV).

OZV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy-Statement  willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Voor het realiseren van diverse zwemactiviteiten binnen OZV, worden door ons alleen de noodzakelijke gegevens opgenomen. Het betreft hier de volgende gegevens die worden bijgehouden in de ledenadministratie:

• Naam
• Adres en woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Naam en plaats rekeninghouder
• IBAN-gegevens
• Incassogegevens

Deze persoonsgegevens heeft OZV nodig en worden door de vereniging gebruikt voor volgende doeleinden:

• Inschrijving in onze leden- en financiële administratie en voor de verplichte inschrijving bij de KNZB, zodat je speelgerechtigd bent bij KNZB-evenementen en/of NRZ NPZ voor deelname aan diplomazwemmen.
• Voor het indelen van leden bij zwemlessen, competities en toernooien.
• Inning van contributies en andere verschuldigde bijdragen.
• Voor het uitnodigen van leden voor algemene en gerichte evenementen.
• Om informatie te kunnen versturen zoals nieuwbrieven.

Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting.

Tijdens verenigingsactiviteiten in en rond het zwembad worden regelmatig foto’s gemaakt. Een klein deel van deze foto’s wordt gebruikt voor publicitaire doeleinden en/of geplaatst op de website van OZV, sociale media en/of in de nieuwsbrief. Gezien het grote aantal foto’s en de vele gezichten op deze foto’s is het in de regel niet mogelijk iedereen van te voren om toestemming te vragen voor publicatie. De vereniging gaat echter zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen. Mocht een lid, ouder/verzorger of kaderlid desondanks bezwaar hebben tegen het gebruik van een bepaalde foto, dan zal deze op diens verzoek zo mogelijk worden verwijderd.

OZV heeft geen invloed op andere sites en media. Belangrijk om te weten is dat elk lid van de waterpolo in de KNZB-app (waterpolo) zelf zijn of haar eigen privacy niveau kan aanpassen.

Rechten omtrent uw gegevens: U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van het persoonsgegeven die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Vragen: Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, of vragen of opmerkingen heeft over ons (voorlopige) privacy statement, dan vragen wij u contact met ons op te nemen. Dat kan per e-mail via: info@ozvoudewater.nl.

Namens het Bestuur van de Oudewaterse ZwemVereniging (OZV).

Oudewater, 14 november 2023

Vragen en antwoorden:

Wie is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens?

Het bestuur van OZV is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de voorzitter, secretaris en/of de penningmeester de verantwoording heeft. Voor bepaalde deeltaken is de uitvoering gedelegeerd aan vrijwilligers.

Hoe kan ik een klacht indienen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het staat u vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens, maar nog liever ontvangen we uw opmerkingen hierover via info@ozvoudewater.nl , zodat wij zo snel als mogelijk samen kunnen werken aan een oplossing hiervan.

Updates van onze privacyverklaring:

Het kan voorkomen dat onze privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. Indien er een wijziging plaatst vindt, wordt dit via de nieuwsbrief bekend gemaakt.

Waar slaan jullie mijn gegevens op?

De persoonsgegevens van onze (waterpolo) leden worden verwerkt met een specifiek computerprogramma Sportlink Club. Dit betreft een online tool, beschikbaar gesteld door een derde partij, waarin de ledenadministratie wordt bijgehouden. Alleen geautoriseerde medewerkers van de club hebben toegang tot deze tool. Dit zijn veelal de penningmeester en de leden administrateur.

Sportlink is zich als verwerker van persoonsgegevens zeer bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens. Om deze beveiliging te kunnen waarborgen hebben ze o.a. de volgende maatregelen genomen:

• Sportlink host haar systemen bij een hosting partij die beschikt over toonaangevende security certificeringen zoals ISO27001
• De systemen van Sportlink worden gehost in een goed beveiligde omgeving die slechts voor een beperkt aantal personen toegankelijk is.
• Communicatie tussen onze omgeving en de buitenwereld verloopt over versleutelde verbindingen (HTTPS, SSH, VPN technieken).

De persoonsgegevens van onze zwemles kinderen worden verwerkt met een specifiek computerprogramma WeScore Zwemmen. Dit betreft een online tool, beschikbaar gesteld door Ferm.App B.V.

Naast eerder genoemde persoonlijke gegevens worden daarin o.a. ook de volgende gegevens geregistreerd: 

• Presentie tijdens de zwemlessen
• Scores van de leerlingen
• Pasfoto van de leerling; dit betreft een bijzonder persoonsgegeven dat de zweminstructeur helpt snel alle namen en personen te herinneren. Daarnaast vereenvoudigt dit de voorbereiding ingeval er gebruik gemaakt wordt van een inval instructeur

Alleen geautoriseerde medewerkers van de club hebben toegang tot deze tool. Dit zijn veelal de hoofdzweminstructeur, de penningmeester en de zweminstructeur die het kind zwemles geeft.

Ferm.App B.V. is zich als verwerker van persoonsgegevens zeer bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens. Om deze beveiliging te kunnen waarborgen hebben ze o.a. de volgende maatregelen genomen:

• De cloud infrastructuur service provider van Ferm.App B.V. voldoet aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Europese privacywetgeving.
• App B.V. maakt gebruik van een datacenter in Amsterdam.
• AppB.V. maakt voor de beveiliging o.a. gebruik van SLL-certificaten op haar website en slaan persoonsgegevens versleuteld op in een database.

Datalekken
Zodra er een datalek wordt gemeld bij het bestuur neemt deze direct contact op met het Meldloket Datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en neemt de hieruit voortvloeiende benodigde maatregelen.

Oudewater, november 2023